Définition du besoin

 
De plus en plus de bibliothèques migrent ou vont migrer leurs catalogues vers le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO). Le travail nécessaire pour effectuer une migration à partir d'une base non compatible MARC nécessite des ressources humaines considérables.

Nous estimons à environ 1 année 1/2, le temps nécessaire une personne qualifiée pour la migration manuelle de 6000 notices.

Afin de pouvoir gagner du temps lors des ces opérations, la mise en œuvre du concept logiciel EZMigr permet l’automatisme de toutes les tâches répétitives et contraignantes effectuées manuellement.

 Objectif et propositions

Nos prestations de services et nos compétences, en matière informatique et bibliothéconomique, nous permettent de vous offrir une solution personnalisée et adaptée à vos besoins.

Avec le concept EZMigr, nous vous proposons de ramener le temps de migration à des proportions nettement inférieures. En effet, seuls le contrôle des autorités non dédoublonnées et de la pertinence de la migration sont à votre charge.

Description du processus de migration

Ce processus prend en compte toutes les opérations depuis la fourniture de la base de données principale jusqu'à l'intégration complète dans le Catalogue Collectif RERO.

• La bibliothèque désirant migrer son catalogue propriétaire doit exporter ses données dans un fichier informatique respectant un format standard reconnu (texte délimité, MS-Excel, MS-Access, etc.) et le fournir à NGSCAN.COM. L'exigence de base pour utiliser EZMigr est un respect des règles ISBD.

Cette étape peut avoir une incidence au niveau des coûts :

• si le client exécute lui même les opérations d’exportation, NGSCAN.COM se limite à effectuer l'analyse du format proposé
• Si NGSCAN.COM est mandaté pour effectuer cette exportation, une analyse technique préalable est nécessaire dans l'optique d'une proposition commerciale pour la réalisation de cette étape.

• Travaux de préparation et de transformation de la base de données

Cette étape constitue une part importante des opérations à effectuer. La qualité et la structure de la base de départ affecte de manière considérable le temps nécessaire à l'analyse pour la transformation des données ainsi qu'évidemment la qualité de la transformation en format MARC21 (USmarc).

• Transformation de la base en format MARC

Après analyse de la structure et établissement d'un algorithme de transfert, les enregistrements sont transformés en format MARC21. Ces données sont alors stockées dans une base de données de transfert.

Cette base de données de transfert est comprise dans l'offre et ne nécessite aucun frais de licence supplémentaire. NGSCAN.COM héberge cette base de données sur son serveur. L'accès se fera alors par le réseau global Internet. NGSCAN.COM garde ainsi la maîtrise et la responsabilité du maintien et sauvegarde de la base de données de transfert. A noter que l'accès se fait par un Webservice (flux SOAP/XML) et/ou par HTTP, donc à travers le port 80. La gestion peut ainsi être mise en place derrière un proxy/firewall sans nécessité d'ouvrir un port supplémentaire.

• Mise à niveau du module de présentation des notices par le Web

L'algorithme d'intégration mis en place nécessite une mise à jour du module de transformation et de présentation Web EZMigr. Une spécification technique est adaptée au client pour chaque migration.

• Travail de contrôle des notices et autorités + présence dans RERO + base locale

A partir du moment ou les notices sont transformées et intégrées dans la base provisoire, le travail de contrôle des notices peut commencer. Nous présentons cette tâche de la manière suivante :

1.  Contrôle global
   
    Le contrôle est lancé sur l'ensemble de la base de données provisoire. Cette opération est effectuée par NGSCAN.COM.  Si, à partir de l'ISBN, un ouvrage se trouve dans RERO, un tag indique, pour l'enregistrement concerné, sa présence dans le CC. Le contrôle est également fait pour la base locale, si elle existe, en fonction de la zone de localisation 9xx.
   Ce tag n'est cependant qu'une indication. Un contrôle manuel devra être effectué pour être assuré de l'identité absolue de la notice (édition différente).
   
   Lors de la migration, EZMigr crée ses propres index d'autorité. Le contrôle des autorités auteurs et séries se fait également par NGSCAN.COM. Cette étape fournira aux bibliothécaires une liste des autorités devant être changées ou contrôlées pour compatibilité avec les autorités RERO. Ces autorités seront corrigées directement dans la base EZMigr par le module Web compris dans l'offre. Ces corrections se répercutent évidemment sur toutes les notices concernées, EZMigr possédant une gestion relationnelle des données.
    
2. Contrôle manuel

Chaque notice est présentée dans un pré-formatage MARC avec les zones "bases locales", soit la zone des matières en 980 1 ou CDU en 980 2, la 919 etc..  Nous nous chargeons de fournir à RERO et les notices pour le catalogue collectif et celles pour la base locale.

Un option du module Web d'EZMigr permet de contrôler et afficher automatiquement par Chameleon la notice originale en format MARC. Si la notice existe, le tag "Présent dans RERO" est automatiquement mis à jour, le tag "Présent dans base locale" également, et EZMigr récupère la zone 035 de la notice originale, l'intègre et sauvegarde la notice dans la base provisoire.

Le bibliothécaire, par sondage, validera la qualité de la migration. NGSCAN.COM s'engage à effectuer toutes les transformations nécessaires jusqu'à validation des lots (les notices sont migrées par type de documents). Le module web fourni permet également d'importer, à titre d'exemple, un fichier de notice en format ISO 2709 et de l'ouvrir dans Virtua. Ceci permet le contrôle de la bonne transformation du leader et des champs de la 008.

• Intégration dans la base VIRTUA
  

Ngscan se charge - en collaboration avec RERO - de l'intégration totale de la base par exportation dans un/des fichier(s) ISO 2709 et réimportation dans le Catalogue collectif et la base locale. Les items sont également créés et importés dans le processus. RERO fournit au stade final des fichiers LOGS d'erreurs lors de l'importation. Les corrections s'effectueront par la suite selon ces reports.

Possibilité également d'importer les holdings, indices CDU, base des lecteurs etc... Ces importations ne sont pas comprises dans l'offre de base.

Pour exemple, les 75'000 notices de l'IUED (Institut universitaire d'études du développement, Genève) ont été intégrées dans la base de données du catalogue collectif RERO et la base locale de Genève (items compris) en un temps record (entre 3 et 4 mois). Aucune intervention manuelle n'a été nécessaire de la part des collaborateurs, hormis l'établissement de tables de conversion, le contrôle de la qualité de la transformation USmarc et la correction de certaines autorités non présentes dans la base RERO. Gain de temps estimé : environ 15'000 heures de travail.